Créer son entreprise
5 Juillet 2017 à 16h18 - 692 v.

Bien penser son processus de partage de documents

Ce n'est pas toujours simple pour une grande entreprise de gérer le monceau de documentation technique qu'elle utilise. La gestion de ces données est souvent synonyme de perte de temps plus ou moins considérable, mais également d'insécurité. Et si on vous disait qu'il existe des logiciels qui font tout ça pour vous, sans que vous n'ayiez plus à quitter votre bureau ? On vous en dit plus sur les solutions de gestion automatisée.

L'automatisation de la gestion des documents

Elle consiste à laisser le logiciel choisi gérer intégralement toute la documentation technique dont dispose votre entreprise, des manuels de fabrication aux spécifications propres à chaque produit, en passant par le service après-vente. Toutes vos données sont centralisées au sein d'une seule et même plateforme, par laquelle tout transite. Le logiciel se charge de récolter et de convertir vos documents si besoin, puis de les diffuser sous format numérique ou papier.

Pourquoi automatiser la gestion des documents ?

C'est une tâche très chronophage, qui représente une perte de temps considérable pour les salariés qui doivent eux-mêmes aller à la pêche aux informations, puis se charger de les interpréter. Tout cela sans aucune garantie que lesdites informations soient bien à jour, ce qui n'est pas toujours le cas. L'avantage du logiciel d'automatisation, c'est qu'il offre la garantie d'avoir une documentation jamais obsolète car dernièrement actualisée. Un gain de temps donc, qui permet d'augmenter sensiblement la productivité de votre entreprise. C'est également un gage de sécurité : vous disposez en effet de nombreuses options destinées à préserver la confidentialité et l'authenticité de vos documents. Vous pouvez notamment les convertir au format PDF, afin de les archiver de façon tout à fait conforme aux originaux, et surtout d'en empêcher la copie ! Il est également possible d'incruster des filligranes ou des estampillages de type codes barre, dans le but d'ajouter une sécurité supplémentaire. Découvrez ici notre solution de gestion des impressions.

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